terça-feira, dezembro 28, 2010

Como escrever uma Estrutura Analítica de Projetos ou WBS (Work Breakdown Structure) de acordo com as normas da PMI, sem se atropelar nos entregáveis.

Uma EAP é bonita concisa e define muito bem qual será o escopo de um projeto, seja ele construir uma casa, montar uma adega, desenvolver um programa, ou até mesmo se organizar nas tarefas diárias. Mas como fazer isso?
Observando o capitulo de Escopo do PMBOK, pode-se notar a construção da WBS com seus respectivos entregáveis de maneira simples e completa, lembrando que ela sozinha não garante o sucesso de um projeto como um todo mas pode:
  • Definir todo o esforço de trabalho do projeto e somente o trabalho do projeto, esclarecendo todo seu escopo.
  • Reflete todas as entradas de todos os membros do time para se certificar das mesmas.
  • Provê uma linha de base para todos os controles de mudança subsequentes.
  • É a entrada inicial para os outros processos do gerenciamento de projetos – à exemplo Recursos, Planejamento, estimativas de custos, desenvolvimento do cronograma e identificação dos riscos.
  • Prove um framework para controle do projeto, monitoramento de performance, e fundamentos para comunicação com os stakeholders.
  • Garante que o trabalho do projeto é apropriadamente correlato com a matriz de responsabilidades, e a estrutura analítica organizacional.
Já uma EAP mal construída pode dentre outras coisas criar adversidades como:
  • Definição incompleta do projeto demandando diversas extensões da mesma.
  • Metas de trabalho pouco claras, objetivos, metas ou seus entregáveis.
  • Scope creep, ou não-gerenciáveis, frequentemente mudando o escopo.
  • Budget ultrapassado.
  • Deadlines perdidas nos cronogramas de entregáveis, ou a “derrapagem temporal”.
  • Novos produtos ou características inutilizáveis.
  • Falha na entrega de alguns elementos do escopo do projeto.
A EAP é criada em tempo de iniciação de um projeto, segue por toda área de planejamento e é essencial para esta fase dentro do projeto, é também utilizada na fase de execução, monitoramento e controle do mesmo.
Analisando uma estrutura analítica de projeto:
Uma EAP tem certos níveis de qualidade, de acordo com cada nível as tarefas tornam-se menores aumentando a produtividade coletiva de um projeto, dividindo cada parte do trabalho para cada colaborador facilitando a compreensão e o trabalho a ser realizado.
Nível 1
No primeiro nível descreve-se o escopo completo do projeto neste caso uma casa. Nesta fase estão incluídos todo o trabalho, direto e indireto, este nível é uma visão geral do produto e é sempre um único item na EAP.
Neste exemplo, o nível mais alto é representado pelo nome e pelo identificador da EAP para diferenciá-lo das outras EAPs dentro de um programa ou de um portifólio de projetos o qual é membro.
Pode não ser sempre o caso. Se o projeto é único, o identificador de topo, ou nível 1 pode não ser requerido. Caso o primeiro nível não for incluído, a numeração de níveis restantes da EAP vai mudar consideravelmente.
Nível 2
Este é o primeiro nível de decomposição. Este é o mais alto nível de estrutura nas maiores áreas de trabalho no escopo. Neste nível temos os mais básicos componentes do produto (suas atividades), durante a integração e o gerenciamento do projeto.
Nesta parte você começa a definição e desdobramento do projeto como um todo, sempre numerada como #.# – exemplo (1.1).
Nível 3
Este nível decompõe uma maior área do nível 2 dentro de seus entregáveis, partes menores. É importante notar que 100% das regras são respeitadas no desenvolvimento de uma EAP. É nele que são definidos os entregáveis tangíveis de cada esforço de trabalho.
Aqui a integração é decomposta nas suas entregáveis provisórias baseadas no ciclo de vida do projeto escolhido para este projeto, e deve ser numerado como #.#.# – exemplo (1.3.2).
Nível 4
Da mesma maneira cada área exclusiva do nível anterior deve ser decomposta ainda mais, se aplicável claro. Novamente a complexidade do trabalho vai guiar o número de níveis de decomposição da EAP. Note que o ciclo de testes é decomposto em 3 elementos: Teste de componentes é o teste de pré-montagem; teste de produto é o controle de qualidade para clientes de pré-teste; e teste de cliente é a entrega do produto, com seus ajustes finais, aceite do cliente, neste nível a numeração fica #.#.#.# – exemplo (Teste de Produto 1.6.4.2)
A imagem à seguir mostra como elaborar sua WBS de acordo com as normas PMI.


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